详细教程：小鱼手把手教您Outlook实用功能，轻松上手办公利器

小鱼手把手教您Outlook实用功能，轻松上手办公利器

大家好，我是小鱼，今天咱们不聊复杂的，就一步步带你看看Outlook里那些能让工作变轻松的实用功能，你不需要懂太多电脑知识,跟着我做就行啦！

第一印象：把收件箱收拾得干干净净

你是不是觉得收件箱里邮件堆得像小山，找什么都找不到？我们先来整理它。

1. 用文件夹分类：就像电脑里的文件夹一样,你可以为不同的项目或联系人创建专属文件夹。

   • 操作：在左侧邮件列表的上方，找到你的邮箱地址，右键点击它，选择“新建文件夹”，然后给它起个名字，老板邮件”或“项目A”，以后收到相关邮件，直接用鼠标拖进去就行。（来源：小鱼个人经验）

2. 神奇的规则（Rules）- 让邮件自动归类：这个功能太省事了！你可以设置一个规则，让所有来自你老板的邮件，一收到就自动移动到“老板邮件”文件夹里。

   • 操作：
     • 选中一封老板发来的邮件，在上方菜单栏找到“规则”（可能在“开始”选项卡里），然后点击“创建规则”。
     • 在弹出的窗口里，勾选“来自[老板的邮箱地址]”。
     • 再勾选“将项目移至文件夹”，然后选择你刚才创建的“老板邮件”文件夹。
     • 点击“确定”，以后就全自动啦！（来源：微软官方支持文档基础操作简化）

写邮件的小窍门：又快又好

1. 延迟发送，避免尴尬：有时候半夜写完邮件想立刻发，又怕打扰别人，或者发完突然想起有附件忘了加！延迟发送能救你。

   • 操作：写完邮件后，不要点“发送”，在写邮件的窗口，找到“选项”选项卡，里面有个“延迟传递”（可能叫“计划发送”），点进去，设置一个你希望邮件真正发出的未来时间就行，这样即使你点了发送，邮件也会在“发件箱”里等到你设定的时间才发出去。（来源：小鱼个人经验）

2. 投票按钮，快速收集意见：需要大家对一个事情表决？不用在邮件里写“同意的回复1，不同意的回复2”了。

   • 操作：在写邮件的窗口，点击“选项”选项卡，找到“投票和跟踪”按钮（图标可能是一个对勾和条形图），点击它，选择“使用投票按钮”，你就可以插入像“赞成；反对”这样的选项，对方收到邮件后，可以直接点击按钮投票，结果会自动汇总给你。（来源：微软官方支持文档基础操作简化）

日历：做你贴心的日程小管家

日历不只是用来看日期的,用好了它就是你的第二大脑。

1. 和他人共享你的闲/忙状态：同事想找你开会，但不知道你有没有空，总要来回问，你可以共享你的空闲/忙碌状态。

   • 操作：打开“日历”视图，在左上角找到“共享日历”按钮，你可以选择共享给公司内的某个同事或小组，共享时，可以设置权限，比如只让对方看到你是“忙碌”还是“空闲”，而看不到具体在做什么事，这样他们约会议时就能一目了然。（来源：小鱼个人经验）

2. 轻松预约会议室：约会议时最怕找不到空闲的会议室。

   • 操作：当你新建一个会议时，除了添加参会人，在会议地点旁边有一个“会议室查找”按钮，点一下，系统会自动列出在你会议时间段内所有可用的会议室，你直接选择一个就行，超级方便。（来源：微软官方支持文档基础操作简化）

一个小彩蛋：快速搜索

邮件太多，找一个重要信息像大海捞针？别怕,用顶部的搜索框。

• 技巧：你可以搜关键词，项目报告”，还可以更精确地搜，比如点开搜索框，使用“发件人：小王 项目报告”，这样就能只搜小王发来的、包含“项目报告”的邮件了。（来源：小鱼个人经验）

好了，以上就是小鱼觉得最实用、最能立刻上手的几个Outlook功能，你不用一次性全学会，今天先试试“创建规则”自动整理邮件，或者下次开会时用用“预约会议室”功能，慢慢你就会发现，处理工作邮件和日程真的能轻松不少！如果还有不明白的,随时可以再问我哦。