快速提升数据处理效率：Excel筛选与排序功能详解

开始）

今天我们来聊聊Excel里两个最常用、也最能立刻提升你工作效率的功能：筛选和排序，这两个功能听起来简单，但很多人只用到了最基础的部分，只要掌握下面这些技巧，你处理表格数据的速度会快上好几倍,这些方法都是基于微软官方支持文档和大量实际使用经验总结出来的。

第一部分：排序，让你的数据一目了然

排序就是把你的数据按照某种规则，比如从大到小、从A到Z，或者按日期先后重新排列,这能帮你快速找到最重要的信息。

基础的单条件排序： 这是最常用的，比如你有一张销售表，想知道谁卖得最好，你只需要点击“销售额”这一列里的任何一个单元格，然后找到菜单栏上的“数据”选项卡，点一下“升序”（从小到大）或者“降序”（从大到小），整个表格的数据都会跟着这一列一起动，不会乱套，这样,销售冠军或垫底的员工立刻就出现在最上面或最下面了。

高级的多条件排序： 只按一个条件排还不够，举个例子，你们部门有好几个小组，你想先按“小组”名称的拼音顺序排，然后在每个小组内部，再按“销售额”从高到低排,这时候就要用多条件排序了。

• 操作步骤：点击表格里任何一个单元格，然后点“数据”选项卡里的“排序”按钮,会弹出一个对话框。
• 你首先“添加条件”，第一个条件选“小组”，顺序选“A到Z”。
• 再添加条件”，第二个条件选“销售额”，顺序选“降序”。
• 最后点“确定”，你看，表格就先分成了几个小组，每个小组里面销售额最高的人排在最前面，这对于做部门业绩分析特别有用，根据微软官方支持文档的描述,多级排序是进行复杂数据组织的关键。

按颜色或图标排序： 现在很多人喜欢用颜色来标记数据，比如把重要的项目标成红色，完成的标成绿色,Excel也能按颜色来排序。

• 操作：同样打开“排序”对话框，在“排序依据”那里，不要选“数值”，而是选择“单元格颜色”或“字体颜色”，然后在下拉框里选择你希望排在顶部的颜色（比如红色），你还可以继续添加条件，让第二种颜色（比如黄色）排在红色后面,这个功能对于跟踪项目进度非常直观。

第二部分：筛选，只留下你关心的数据

筛选的功能是把你不需要看的数据暂时藏起来，只显示符合你条件的行,这就像给你的数据装了一个漏斗。

基础筛选： 点击表格里任何一个单元格，然后点“数据”选项卡里的“筛选”按钮，你会发现每一列的标题旁边都出现了一个小箭头，点开任何一个箭头，你会看到一个清单，里面是这一列所有不重复的内容，比如所有的产品名称，你只需要勾选你想看的那几个，然后点“确定”，表格里就只显示包含这些产品的行了，其他数据并没有被删除,只是被隐藏了。

强大的搜索筛选： 当一列里有成百上千个不同项目时，一个个勾选很麻烦，你可以利用筛选框顶部的“搜索栏”，比如你想筛选所有包含“北京”字样的客户，直接在搜索框里打“北京”，下面会自动列出所有相关的选项,勾选起来就快多了。

数字和日期筛选： 点开数字列（如销售额）或日期列旁边的筛选箭头，你会看到一个“数字筛选”或“日期筛选”的选项,这里有非常多实用的预设。

• 对于数字： 你可以筛选“大于”、“小于”、“介于”某个范围的，快速找出所有销售额超过1万元的订单,或者找出金额在5000到8000之间的订单。
• 对于日期： 这个功能更强大，你可以直接筛选“、“本周”、“本月”的数据，比如老板突然要你提供本季度所有的销售记录，你不用手动去挑，直接选择“日期筛选”里的“本季度”就可以了，微软官方支持文档强调,日期筛选能极大简化基于时间段的报表制作。

文本筛选： 对于文本列，客户名称”或“产品描述”，点开筛选箭头，选择“文本筛选”，你可以使用“包含”、“不包含”、“开头是”、“结尾是”等条件，你想找出所有客户名称里包含“科技”两个字的公司，或者找出所有产品型号以“A-”开头的产品,用这个功能一秒搞定。

第三部分：筛选和排序联手，威力加倍

在实际工作中，筛选和排序经常是结合起来用的,这也是提升效率的关键。

经典场景： 老板让你准备一份报告，需要列出“华东区”销售额最高的前5名销售员。

• 第一步：筛选。 你先在“区域”这一列使用筛选功能，只勾选“华东区”，这样,表格里就只剩下华东区的数据了。
• 第二步：排序。 你在“销售额”这一列进行“降序”排序，你看到的第一个名字就是华东区的销售冠军，前五个就是你要找的TOP 5。

另一个技巧：在筛选状态下排序。 有时候你筛选出一个结果后，还想在这个结果内部再进行排序，你已经筛选出“手机”类产品，现在想看看这些手机里，哪个型号的库存最少，你直接点击“库存”列，进行“升序”排序即可，这个排序只会影响当前筛选出来的“手机”数据,不会影响到被隐藏的其他产品数据。

别再把Excel当成一个简单的记账本，它的筛选和排序功能，就像给你的数据配上了智能眼镜和整理助手。排序帮你理清顺序，抓住重点；筛选帮你聚焦目标，排除干扰。 每天花几分钟练习一下这些操作，尤其是多条件排序和高级筛选，你很快就会发现，以前需要加班半小时做的数据整理工作，现在可能只需要点几下鼠标，一分钟就搞定了，工具是死的，人是活的，灵活运用这些基础但强大的功能，你的工作效率自然会飞速提升。 结束）