Word表格应用全攻略：从基础编辑到高级功能详解

Word表格应用全攻略：从基础编辑到高级功能详解

很多人觉得Word表格就是个简单的画格子工具,填填字而已，但其实，它的功能远比想象中强大，掌握了这些技巧，无论是做简历、写报告、排班表还是做报价单，都能事半功倍，下面我们就从最基础的开始，一步步深入到那些不为人知的高级用法。

第一部分：基础入门——快速创建与简单调整

怎么创建一个表格？最直接的方法就是点击菜单栏的“插入”，选择“表格”，然后用鼠标拖拽出你需要的行和列，如果你需要更精确，比如创建一个很多行很多列的大表格，可以选择“插入表格”然后输入具体的行数和列数。（来源：Word软件内置功能）

表格创建好后,最常做的操作就是调整大小，把鼠标放在表格的横线或竖线上，光标会变成一个两边有箭头的形状，这时按住鼠标左键拖动就能调整行高或列宽，如果想平均分布所有行或列，让表格看起来更整齐，可以先选中整个表格，然后右键点击，找到“平均分布各行”和“平均分布各列”就可以了。（来源：Word软件内置功能）

还有一个新手常问的问题：怎么在表格最下面添加新的一行？方法特别简单，把光标定位到表格最后一个单元格（右下角那个格子），然后按一下键盘上的“Tab”键，一行新的就自动出来了，如果想在中间插入一行，就在某一行的左边空白处点击一下选中整行，然后右键选择“插入”，再选“在上方插入行”或“在下方插入行”。（来源：Word软件内置功能）

第二部分：进阶技巧——让表格更美观和专业

基础表格做好后,样子可能有点朴素，这时候就需要美化一下，最常用的美化就是加边框和底纹，选中整个表格或者某些单元格，右键选择“边框和底纹”，你可以自由发挥：把外边框加粗，让表格轮廓更清晰；把内部的线变成虚线或者点线；还可以给表头那一行加上一个灰色的背景色，让它和下面的数据区分开，这样一做，表格的层次感马上就出来了。（来源：Word软件内置功能）

接下来是一个非常重要的技巧：表格的“重复标题行”，如果你的表格很长，跨了好几页，第二页开始就没有表头了，看起来会非常不方便，解决方法是：选中表格的第一行（也就是你的标题行），然后右键，找到“表格属性”，在“行”这个选项卡里，勾选“在各页顶端以标题行形式重复出现”，这样设置后，无论你的表格有多少页，每一页的开头都会自动显示标题行，阅读和打印效果都非常好。（来源：Word软件内置功能）

还有一个让人头疼的问题：表格里的文字怎么对齐？选中单元格里的文字，除了常见的居左、居中、居右，Word还为表格提供了九种对齐方式，比如文字可以靠上居中、靠下居右等，在选中单元格后，右键菜单里找到“单元格对齐方式”，那个有九个小方格的图标就是，点击选择你需要的样子，能让表格里的文字排版非常规整。（来源：Word软件内置功能）

第三部分：高级功能——表格与数据的魔法

你以为Word表格只能手动输入数据吗？它其实可以进行简单的计算，比如你做了一个工资表，最后一列是“总计”，你需要把前面的各项收入加起来，你可以把光标放在“总计”下面的那个空单元格里，然后点击菜单栏的“布局”（注意，是表格工具的“布局”），在最右边找到“公式”，点开后，公式栏里通常已经自动填好了“=SUM(LEFT)”，意思就是计算左边所有数字的和，直接点确定，结果就自动算出来并填进去了，除了求和（SUM），还可以求平均数（AVERAGE）、找最大值（MAX）等。（来源：Word软件内置功能说明）

另一个强大的功能是“文本转换成表格”，如果你已经写好了一段文字，每项之间用逗号或者空格隔开了，你可以直接选中这段文字，然后点击“插入”->“表格”->“文本转换成表格”，Word会自动识别你的分隔符号，瞬间就把乱七八糟的文字变成一个整齐的表格，效率超高。（来源：Word软件内置功能）

反过来,“表格转换成文本”也同样有用，当你需要把表格里的内容提取出来变成普通段落时，选中表格，点击“布局”->“转换为文本”，你可以选择用段落标记、逗号或者制表符来分隔原来的单元格内容，非常灵活。（来源：Word软件内置功能）

谈谈表格和排版的关系,表格不仅仅是放数据的，它还是一个秘密的排版工具，比如你想让两张图片在页面上并排对齐，用空格或者Tab键是很难对准的，这时候，你可以插入一个两列的表格，把图片分别放进两个单元格里，调整好大小后，再把表格的边框设置为“无边框”，这样，两张图片就乖乖地并排站好了，而且绝对不会错位，很多看起来复杂的图文混排，都是用这种“隐形表格”来实现的。（来源：办公技巧社区分享及实践应用）

Word表格是一个从简单到复杂都能胜任的工具,从最基本的创建调整，到美化排版，再到数据处理，花点时间熟悉它，绝对能让你处理文档的效率大大提升。